Art. 53 - Tenuta della documentazione
Sezione VIII DOCUMENTAZIONE TECNICO AMMINISTRATIVA E STATISTICHE DEGLI INFORTUNI E DELLE MALATTIE PROFESSIONALI

Art. 53. Tenuta della documentazione

1. È consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal presente decreto legislativo.
2. Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della predetta documentazione devono essere tali da assicurare che:
a) l’accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;
b) la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;
c) le operazioni di validazione dei dati di cui alla lettera b) siano univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dagli stessi;
d) le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
e) sia possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dal presente decreto legislativo, le informazioni contenute nei supporti di memoria;
f) le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;
g) sia redatta, a cura dell’esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.
3. Nel caso in cui le attività del datore di lavoro siano articolate su vari sedi geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l’accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, attraverso la trasmissione della password in modalità criptata e fermo restando quanto previsto al comma 2 relativamente alla
immissione e validazione dei dati da parte delle persone responsabili.
4. La documentazione, sia su supporto cartaceo che informatico, deve essere custodita nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
5. Tutta la documentazione rilevante in materia di igiene, salute e sicurezza sul lavoro e tutela delle condizioni di lavoro può essere tenuta su unico supporto cartaceo o informatico. Ferme restando le disposizioni relative alla valutazione dei rischi, le modalità per l’eventuale eliminazione o per la tenuta semplificata della documentazione di
cui al periodo che precede sono definite con successivo decreto, adottato, previa consultazione delle parti sociali, sentita la Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e di Bolzano, entro dodici mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto.
6. Fino ai 12 mesi successivi all’adozione del decreto interministeriale di cui all’articolo 8 comma 4, del presente decreto restano in vigore le disposizioni relative ai registri degli esposti ad agenti cancerogeni e biologici.

Utilizzo di Sistemi Informatici:

È consentito l'uso di sistemi di elaborazione automatica per memorizzare qualunque tipo di documentazione richiesta dal decreto legislativo.

Requisiti di Sicurezza per la Memorizzazione dei Dati:

Le modalità di memorizzazione e di accesso ai dati devono garantire: a) Accesso limitato solo a persone espressamente autorizzate dal datore di lavoro. b) Validazione delle informazioni consentita solo a persone responsabili, in base alla natura dei dati. c) Riconducibilità univoca delle operazioni di validazione ai responsabili attraverso la memorizzazione di un codice identificativo. d) Le modifiche ai dati devono essere aggiuntive rispetto a quelle già memorizzate. e) Possibilità di riprodurre le informazioni su supporti di stampa, secondo le esigenze del decreto legislativo. f) Conservazione delle informazioni su almeno due distinti supporti informatici e implementazione di programmi di protezione contro codici virali. g) Redazione di una procedura dettagliata per la gestione del sistema informatico, senza includere i codici di accesso.

Accesso ai Dati su Varie Sedi:

Se l'attività del datore di lavoro è distribuita su più sedi o settori funzionali, l'accesso ai dati può avvenire tramite reti di comunicazione elettronica, con trasmissione criptata delle password, rispettando le modalità di immissione e validazione dei dati.

Rispetto della Privacy:

La documentazione, sia cartacea che informatica, deve essere custodita in conformità al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, che tutela i dati personali.

Conservazione Unica della Documentazione:

È possibile mantenere tutta la documentazione rilevante in materia di sicurezza sul lavoro su un unico supporto, cartaceo o informatico. Le modalità per l'eliminazione o la semplificazione della documentazione saranno definite tramite un decreto successivo, adottato previa consultazione delle parti sociali e sentita la Conferenza permanente per i rapporti tra Stato, Regioni e Province autonome.

Registri di Esposti ad Agenti Cancerogeni e Biologici:

Le disposizioni relative ai registri degli esposti a agenti cancerogeni e biologici rimarranno in vigore fino a 12 mesi successivi all'adozione del decreto interministeriale di cui all'articolo 8, comma 4 del presente decreto.

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